Scopri come assumere dipendenti in 5 semplici passi. E’ facile se seguirai le nostre indicazioni.

Per far crescere la vostra azienda è importante sapere come assumere ottimi dipendenti. Il processo di assunzione dei dipendenti è fatto di job description ben scritte, annunci di reclutamento efficaci ed iter di selezione ben strutturati, il tutto per promuovere i vostri valori e la vostra cultura.

Fase 1: creare una job description dettagliata della mansione

Un buon lavoro fatto sulla descrizione del ruolo vi aiuta a entrare in contatto con candidati qualificati ed a chiarire le loro aspettative lavorative una volta assunti. Un’ottima job description dovrebbe includere i requisiti formativi e professionali e un’anteprima della cultura aziendale.

Includete i seguenti elementi in ogni descrizione del lavoro:

Schema del lavoro

Prima di discutere le caratteristiche della mansione, è buona norma condividere le informazioni di base. 

Ad esempio:

• Logo dell’azienda
• Job Title
• Status (tempo pieno, tempo parziale, temporaneo)
• Sede di lavoro (remoto, città)
• Livello retributivo

In fondo a questa sezione è possibile aggiungere un riepilogo della posizione che fornisca una breve descrizione (da quattro a sei frasi) della posizione. In questa sezione si forniscono ai potenziali candidati le informazioni di base sulla posizione; maggiori dettagli possono essere forniti più avanti nella descrizione del lavoro, dove si delineano i compiti e le responsabilità specifiche.

Informazioni dettagliate sulla posizione

In questa area si definiscono il lavoro, i relativi compiti e le responsabilità in modo specifico. Non è raro evidenziare più di 10 elementi caratteristici della mansione, elencati in ordine di importanza. Quanto più dettagliata è tale descrizione, tanto più qualificati saranno i candidati che attirerete.

Caratteristiche essenziali

• Assicuratevi di includere tutte le caratteristiche essenziali della posizione. Si tratta delle mansioni che un dipendente deve essere in grado di svolgere.
• Alcune di queste caratteristiche possono includere:
• Capacità di stare seduti o in piedi per lunghi periodi
• Capacità di sollevare una certa quantità di peso
• Competenze linguistiche
• Disponibilità a trasferte
• Capacità di utilizzare generici strumenti d’ufficio

Competenze

Quando create la vostra job description, assicuratevi di descrivere le competenze necessarie al candidato per avere successo nel ruolo. Può trattarsi di competenze apprese, come la padronanza di specifici programmi informatici, o di competenze trasversali, come lo sviluppo personale.

Esempi di Competenze richieste

• Software di contabilità
• Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Software di gestione del servizio clienti
• Capacità di comunicazione

Competenze trasversali

• Buon ascolto
• Organizzazione generale del lavoro
• Attenzione ai dettagli
• Gestione del tempo
• Istruzione

La maggior parte degli annunci di lavoro elencano un requisito minimo di istruzione in base al ruolo ricoperto. Ad esempio, un’azienda che si occupa di installazione di impianti solari può desiderare che i suoi dipendenti abbiano almeno un diploma di scuola media inferiore o superiore per essere in grado di leggere istruzioni complesse. D’altro canto, uno studio di commercialisti potrebbe preferire che i suoi collaboratori abbiano una laurea in economia o in contabilità, mentre un centro di analisi biomedico potrebbe avere bisogno di candidati con un dottorato di ricerca.

L’esperienza

Oltre all’istruzione e alla formazione, molte competenze si apprendono sul lavoro. E’ buona norma chiarire cosa è “richiesto” e cosa è “preferito” in termini di esperienza, istruzione e competenze.

Ecco alcuni esempi che potreste includere nella vostra job description:

• Quattro anni di esperienza nel servizio clienti frenetico; graditi due anni di vendite nel settore IT
• Cinque anni di esperienza come meccanico diesel
• Tre anni di esperienza nel trasporto con vettori a temperatura controllata; preferibile esperienza nel trasporto di alimenti
• Sei anni di esperienza tecnica o di supervisione in ambito edile; tre anni di installazione di pannelli solari.

Cultura aziendale

Questa è la sezione della descrizione della mansione in cui potete mettere in evidenza la vostra azienda. Definite i valori culturali. Spiegate come i dipendenti possono trarre vantaggio dal fatto di lavorare per voi. Descrivete i vostri valori aziendali e come e quando è nata l’attività. Fornite alcuni dettagli sul vostro employer branding così da mettere in evidenzia come la vostra azienda viene percepita dai potenziali e attuali dipendenti sia online che in loco. Inoltre, un employer branding ben fatto può ridurre i costi di assunzione attirando un maggior numero di candidati per ogni posizione aperta.

Fase 2: Pubblicizzare e reclutare

Una volta creata la job description, è il momento di pubblicizzarla. Molte aziende utilizzano siti di job posting per trovare dipendenti qualificati e facilitare il reclutamento.

Scrivere un annuncio di lavoro convincente

Un annuncio di lavoro inizia con i dettagli più critici della job description, ma aggiunge anche dettagli di marketing e un invito all’azione per invogliare chi cerca lavoro a candidarsi. Ad esempio, può contenere informazioni sulla cultura aziendale, illustrare i vantaggi offerti o includere un bonus per l’assunzione. Tuttavia, non è necessario elencare ogni singola mansione richiesta dal lavoro: se ne può parlare durante il colloquio.

Pubblicare l’opportunità di lavoro online

Il mezzo più comune per trovare candidati qualificati è quello di utilizzare una bacheca online dedicata per l’assunzione di dipendenti sul vostro sito aziendale. Una volta pubblicato un annuncio di lavoro, potete condividerlo sui social media.

Chiedete ai dipendenti di fare delle segnalazioni

I programmi di segnalazione dei dipendenti sono un ottimo modo per trovare talenti, in quanto i vostri dipendenti potrebbero conoscere candidati qualificati da inserire nella vostra azienda. Se pubblicate il vostro lavoro su un sito di annunci online, potete condividere il link e la descrizione del lavoro con i dipendenti esistenti e chiedere loro di aiutarvi a reclutare il loro prossimo collega.

Ecco alcuni consigli per sfruttare al meglio le segnalazioni dei dipendenti:

• Siete una realtà di riferimento del vostro settore? I vostri dipendenti saranno più propensi a consigliare un lavoro alle persone della loro rete.
• Comunicate il vostro entusiasmo: quando parlate di ruoli e opportunità aperte, condividete il vostro entusiasmo, ciò può contribuire a coinvolgere e attirare amici e familiari dei dipendenti a candidarsi.
• Concentratevi sull’opportunità: sottolineate la grande opportunità del ruolo e l’importanza della posizione per l’azienda.
• Premiate i dipendenti: quando assumete un dipendente che vi è stato segnalato da un membro del team esistente, prevedete la possibilità di offrire un bonus.

Assumere un reclutatore

Un’altra opzione è quella di lavorare con un reclutatore o una società di reclutamento con esperienza nel reperimento di candidati. In genere un reclutatore vi addebiterà una percentuale (che va dal 15% al 20%) della RAL (retribuzione annua lorda). Ad esempio, se state cercando di occupare una posizione con uno stipendio di 40.000 euro, il costo è di circa 6.000 euro. Ma potrebbe valerne la pena per ottenere un candidato di alto livello che non avreste trovato da soli.

Fase 3: valutare i curriculum

Una volta che avrete iniziato a ricevere le candidature, dovrete vagliare i candidati per trovare quelli qualificati da portare alla fase successiva. Se utilizzate una piattaforma come LinkedIn, avrete accesso a strumenti online che valutano in anticipo le qualifiche dei candidati; altrimenti, dovrete iniziare a leggere le candidature e i curriculum per determinare quali candidati intervistare.

Leggere attentamente i curriculum

Scegliete un momento adatto a concentrarvi completamente sui curriculum. Leggeteli per intero e cercate di individuare le competenze o l’esperienza del candidato che si allineano con la vostra descrizione del lavoro. Dovete cercare le esperienze lavorative passate simili al ruolo, le competenze che il candidato possiede e che possono aiutarlo a svolgere il lavoro e qualsiasi cosa “extra” che il candidato potrebbe portare con sé (ad esempio, le certificazioni).

Ordinare i curriculum

Forse non vi stupirà scoprire che una grande percentuale di persone in cerca di lavoro invia il proprio curriculum senza considerare se le competenze maturate corrispondono ai requisiti dell’annuncio. Il consiglio è quello di mettere da parte questi curriculum in una pila di “non qualificato” una volta appurato che i candidati non sono qualificati per il vostro ruolo.

La suddivisione dei curriculum in tre gruppi è un ottimo modo per capire quali sono i candidati da seguire. Spesso si ha una pila “Qualificato-Intervista”, una pila “Qualificato-Potrebbe” e una pila “Non Qualificato-No”. La pila dei “No” sarà in genere la più grande, seguita da quella dei “Forse” e poi da quella dei “Colloqui”. L’obiettivo finale è avere una pila corta di tre-cinque persone da intervistare.

Fase 4: Intervista ai candidati

Una volta terminata la selezione, è il momento di programmare i colloqui. Assicuratevi di aver stabilito un buon modello di intervista, che dovrebbe sempre includere il rappresentante delle risorse umane dell’azienda.

Programmare i colloqui

Fissate un calendario di colloqui con i vostri candidati migliori. Anche se questo può essere fatto via email, suggeriamo di farlo con una telefonata per valutare l’interesse di ogni candidato prima di impegnare voi stessi o i vostri manager nell’intero processo di intervista. Alcuni candidati potrebbero aver già accettato un lavoro presso un’altra azienda, mentre altri potrebbero non essere così adatti come sembrano sulla carta, quindi questo potrebbe essere un ulteriore livello di screening prima di scegliere un candidato.

A volte può essere complicato far coincidere subito le agende, soprattutto se il candidato sta lavorando. Per questo il suggerimento è quello di utilizzare una soluzione quale Calendly.

Come funziona Calendly

Calendly è una piattaforma di gestione della pianificazione e degli appuntamenti che aiuta le persone e le aziende a risparmiare tempo e a migliorare l’efficienza dei processi di pianificazione. Con Calendly, gli utenti possono creare una pianificazione personalizzata che consente ad altri di prenotare facilmente appuntamenti con loro.

Per utilizzare Calendly, gli utenti devono prima creare un account e configurare la loro disponibilità. Ciò comporta la definizione degli orari e dei giorni in cui sono disponibili. Gli utenti possono anche specificare eventuali regole o preferenze di pianificazione, ad esempio impostare limiti sul numero di riunioni che possono avere in un giorno o richiedere un periodo minimo di preavviso per gli appuntamenti.

Una volta impostata la loro disponibilità, gli utenti possono creare una pianificazione personalizzata condivisibile con altri tramite email, social media o qualsiasi altro mezzo e consente a chiunque disponga del collegamento di visualizzare la disponibilità dell’utente e prenotare un appuntamento con lui.

Quando qualcuno fa clic sul collegamento, verrà indirizzato a una pagina in cui può visualizzare la disponibilità dell’utente e selezionare un orario adatto a lui. Dopo aver selezionato un orario, verrà loro richiesto di inserire le proprie informazioni di contatto e tutti i dettagli aggiuntivi richiesti per l’appuntamento. L’utente riceverà quindi un’email di conferma dell’appuntamento, insieme a tutti i dettagli rilevanti come il luogo e lo scopo dell’incontro.

Oltre ai collegamenti di pianificazione, Calendly offre anche una serie di altre funzionalità che aiutano gli utenti a gestire i propri appuntamenti e programmi. Ad esempio, gli utenti possono impostare promemoria email automatiche da inviare a se stessi e ai propri ospiti prima di un appuntamento, nonché personalizzare i modelli di email utilizzati per questi promemoria. Gli utenti possono anche visualizzare e gestire i loro prossimi appuntamenti su un calendario e riprogrammare o annullare gli appuntamenti se necessario.

Nel complesso, Calendly è uno strumento semplice ed efficace che aiuta le persone e le aziende a risparmiare tempo e migliorare l’efficienza dei processi di pianificazione. Creando collegamenti di pianificazione personalizzati e gestendo gli appuntamenti attraverso una piattaforma centralizzata, Calendly consente agli utenti di concentrarsi su ciò che è importante.

Le forme più comuni di colloquio sono:

• Colloqui telefonici: un colloquio telefonico è generalmente breve. Contattate il candidato, lo ringraziate per essersi candidato e gli chiedete se è disposto a rispondere ad alcune domande. La reazione del candidato vi dirà molto sul suo reale interesse per il ruolo.
• Colloqui video: i colloqui video sono ideali per i colloqui di gruppo (con più di un manager) o per i candidati che lavorano a distanza o da casa. Non preoccupatevi se non disponete già di un software di videoconferenza, molti sono gratuiti.
• Colloqui di persona: i colloqui di persona sono il tipo di colloquio più comune a cui i manager pensano quando immaginano di intervistare un nuovo assunto. Ma i colloqui di persona sono notoriamente inefficienti e possono portare a selezionare un candidato in base alla sua somiglianza con voi piuttosto che alle sue qualifiche.

Ringraziare i candidati

Una buona prassi aziendale è quella di ringraziare i candidati che si sono presi il tempo di candidarsi alla vostra ricerca. Ricordate di comunicare con la stessa tempestività con coloro che non sono stati selezionati e con quelli che lo sono stati. 

Selezionare il candidato migliore per il lavoro

Il candidato migliore per il lavoro è quello che più si adatta ai requisiti del lavoro e che ha le maggiori probabilità di avere successo nel ruolo all’interno della vostra organizzazione. Se il candidato lavorerà in un ambito specifico, è consigliabile che i supervisori diretti abbiano voce in capitolo sulla scelta del candidato più adatto al lavoro.

È inoltre consigliabile contattare i precedenti datori di lavoro e controllare le referenze del candidato per avere un’idea dei suoi punti di forza. Date un’occhiata al profilo LinkedIn del candidato per verificare che corrisponda alle caratteristiche elencate nel suo curriculum.

Controllo delle Referenze

Una volta selezionato il candidato che desiderate assumere, prendete in considerazione la possibilità di effettuare un controllo dei precedenti e/o un test antidroga pre-assunzione. Un controllo dei precedenti può verificare la storia lavorativa, l’esperienza e l’istruzione del candidato e può far luce su eventuali attività criminali. Questo è particolarmente importante per alcuni ruoli come la finanza, la contabilità.

Pensate che sia una scelta eccessiva? Beh… meglio prevenire che curare 

Fase 5: formulare un’offerta di lavoro

L’ultimo passo per assumere un nuovo dipendente è scrivere una lettera d’impegno. Questa lettera deve delineare il ruolo, la data di inizio e la retribuzione. Inoltre, deve includere una dichiarazione sui benefici, gli imprevisti e un termine entro il quale il candidato deve rispondere per accettare l’offerta.

Nel descrivere la vostra azienda e la posizione offerta, assicuratevi che emergano la personalità e la cultura del vostro contesto aziendale. Includete i benefit e la mission. È anche una buona idea subordinare l’offerta di lavoro all’esito positivo di un controllo dei precedenti, delle visite mediche richieste, dei test antidroga o di qualsiasi altro requisito precedente all’assunzione.

Non sorprendetevi se il candidato non accetta la prima offerta di lavoro. Siate disposti a negoziare, a meno che non possiate pagare un centesimo in più. Molti neoassunti sono interessati a ricevere una formazione continua, ad ottenere specifiche coperture assicurative o a lavorare da remoto in cambio di uno stipendio inferiore a quello desiderato.

Considerazioni successive all’assunzione

Una volta che il nuovo assunto ha accettato la vostra offerta di lavoro, è il momento di pianificare il suo onboarding. Inoltre, se si tiene conto delle spese di reclutamento e dei costi di formazione dei nuovi assunti, il mantenimento dei dipendenti validi è il modo più redditizio per mantenere l’azienda al completo.

Inserimento

Prima del primo giorno: è una buona idea rimanere in contatto. Fate sapere loro dove presentarsi, a che ora, come vestirsi (dresscode), dove parcheggiare e cosa portare con sé. 

Il primo giorno del dipendente: utilizzate una check list dei nuovi assunti per assicurarvi di dare loro un ottimo benvenuto e di farli partire nel migliore dei modi. La lista di controllo vi ricorderà tutte le cose da fare il primo giorno del dipendente. 

Orientamento e formazione: l’orientamento dei dipendenti è qualcosa di più che consegnare un manuale da leggere. Può comprendere l’illustrazione delle politiche aziendali, l’insegnamento ai nuovi assunti dell’uso dei software o la risposta a domande su processi e procedure. Un buon approccio all’orientamento e all’onboarding aumenta le probabilità che il nuovo assunto abbia successo sul lavoro.

Formazione del nuovo inserito

Condividere frequentemente il feedback dei dipendenti: i dipendenti apprezzano il fatto di ricevere un feedback personalizzato sui loro punti di forza e sulle opportunità di crescita. Un solido processo di gestione delle prestazioni, con revisioni a 360 gradi, può aiutarli a sentirsi più sicuri e felici nel lungo periodo, portandoli a rimanere più a lungo. Il software di gestione delle prestazioni può rendere più facile mantenere i dipendenti motivati e impegnati al massimo delle prestazioni.

Promuovere la formazione dei dipendenti: I dipendenti apprezzano la formazione di alta qualità. Aumenta le loro possibilità di successo e dimostra che avete a cuore la loro crescita professionale. 

Fate sapere ai dipendenti che sono apprezzati: una cosa che può demotivare i dipendenti è non essere apprezzati per il loro duro lavoro. Predisponete un programma che preveda dei riconoscimenti al conseguimento di determinati obiettivi quali-quantitativi.

Assicuratevi che i dipendenti siano coinvolti e motivati: un dipendente più impegnato è un dipendente più felice. Disponete di programmi che facilitino questo impegno, come opportunità di volontariato per la crescita o eventi di gruppo che rafforzino la cultura.

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